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Ein Mitarbeiter, der alle Ordner gelesen hat.

Ihre Preislisten, Verträge, Datenblätter, Protokolle und Angebote der letzten Jahre werden durchsuchbar — nicht per Stichwort, sondern per Frage. Jede Antwort kommt mit der Fundstelle, damit Sie sie prüfen können. Auf Wunsch läuft das komplett auf Ihrem eigenen Rechner im Haus.

Erstgespräch vereinbaren → Wo die Daten liegen
ab 1.900 €Einrichtung, Festpreis
79 €Betrieb im Monat
3–4Wochen bis nutzbar
0Daten außer Haus, auf Wunsch

IM BETRIEB

So fragt man ihn.

Kein Menü, keine Schulung über zwei Tage. Man schreibt oder spricht die Frage so hin, wie man sie einem Kollegen stellen würde.

Assistent · Musterbau GmbH Beispiel
Welche Gewährleistung haben wir bei Bauvorhaben Hofstetter zugesagt?
Fünf Jahre auf die Bauleistung nach VOB/B, zwei Jahre auf die eingebauten Geräte. Achtung: Für die Lüftungsanlage gilt abweichend die Herstellergarantie von drei Jahren, das steht im Nachtrag. Quelle: Bauvertrag_Hofstetter.pdf, § 9 · Nachtrag_2_Lueftung.pdf, S. 2
Schreib mir daraus ein Angebot für 40 m² Trockenbau, Preise wie bei Hofstetter.
Entwurf liegt bereit: 40 m² Ständerwerk mit doppelter Beplankung, 62,50 €/m² netto wie im Vorgang Hofstetter, zuzüglich Anfahrt Zone 2. Gesamt 2.780,00 € netto. Soll ich die Position „Spachteln Q3“ wie dort ebenfalls aufnehmen? Grundlage: Angebot_Hofstetter_2024-11.pdf · Preisliste_intern_2026.xlsx
JEDE ANTWORT MIT FUNDSTELLE · ANGEBOTE GEHEN ERST NACH IHRER FREIGABE RAUS

WAS ER KANN

Vier Dinge, die sofort Zeit sparen.

Suchen Antworten statt Trefferlisten Auch aus eingescannten Papierakten. Die Texterkennung läuft beim Einlesen mit, PDFs müssen nicht sauber sein.
Schreiben Angebote und Schreiben im Entwurf Aus Stichpunkten oder einer Sprachnotiz aus dem Auto. Nach Ihren Mustern, mit Ihren Preisen.
Sortieren Posteingang vorbereitet Anfrage, Rechnung, Werbung, dringend. Mit Antwortvorschlag daneben, den Sie nur noch prüfen.
Einarbeiten Neue Kollegen fragen nicht mehr Sie „Wie machen wir das hier normalerweise?“ — die Antwort steht in Ihren Unterlagen, sie war nur nie auffindbar.

WO DIE DATEN LIEGEN

Drei Möglichkeiten.
Sie entscheiden.

Das ist die Frage, an der die meisten Gespräche hängen. Deshalb klären wir sie zuerst und schriftlich — nicht am Ende im Kleingedruckten.

A — Im Haus Nichts geht raus Ein Rechner mit Grafikkarte bei Ihnen, offene Modelle wie Llama oder Mistral. Für Praxen, Kanzleien und alles, was unter Schweigepflicht fällt.
  • Kein Datenabfluss, technisch nachweisbar
  • Läuft auch ohne Internet weiter
  • Einmalige Hardware, ca. 2.500–6.000 €
  • Etwas langsamer und schwächer als die großen Modelle
B — Deutsches Rechenzentrum Daten bleiben in der EU Gehostete offene Modelle bei einem deutschen Anbieter, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Der übliche Kompromiss.
  • Keine Hardware nötig
  • AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
  • Kein Training mit Ihren Daten
  • Laufende Kosten nach Nutzung
C — Große Anbieter Stärkste Modelle OpenAI, Anthropic oder Google über die Geschäftskonten — dort ist Training mit Ihren Daten vertraglich ausgeschlossen.
  • Beste Qualität bei schwierigen Texten
  • Verarbeitung teils außerhalb der EU
  • Nur für unkritische Unterlagen sinnvoll
  • Günstig im laufenden Betrieb

In der Praxis wird es oft gemischt: Verträge und Personendaten bleiben im Haus, Produkttexte und allgemeine Fragen laufen über das große Modell. Welche Unterlage in welchen Topf gehört, legen wir im KI-Check gemeinsam fest — und es landet schriftlich im Verarbeitungsverzeichnis.

EINRICHTUNG

Von Ordner zu Antwort.

Schritt 1 Sichten Welche Ordner, Laufwerke und Postfächer sind überhaupt relevant? Meist weniger als gedacht.
→
Schritt 2 Einlesen PDFs, Word, Excel, Scans. Texterkennung läuft mit, Dokumente werden in Abschnitte zerlegt.
→
Automatisch Nachführen Neue Dateien im Ordner landen von allein im Index. Sie müssen nichts hochladen.
→
Schritt 3 Rechte setzen Wer darf was sehen? Der Assistent hält sich an dieselben Rechte wie Ihre Ordnerstruktur.
→
Schritt 4 Schulen Zwei Stunden mit dem Team. Wie fragt man gut, und woran erkennt man eine schlechte Antwort?

Quer scrollen, um den ganzen Ablauf zu sehen.

FRAGEN

Dazu werde ich oft gefragt.

Was, wenn er Unsinn erzählt?
Das passiert, und wer etwas anderes behauptet, hat noch nicht genug damit gearbeitet. Deshalb liefert jede Antwort die Fundstelle mit: Dokument und Seite. Wenn keine Quelle da ist, sagt der Assistent „dazu finde ich nichts“ statt sich etwas auszudenken — das ist eine Einstellungssache, die viele Anbieter schlicht falsch setzen. Und an allen Stellen, an denen es teuer wird — Preise, Fristen, Verträge — sieht ein Mensch drüber, bevor etwas rausgeht.
Unsere Ablage ist ein Chaos. Geht das trotzdem?
Ja, und ehrlich gesagt ist das der Normalfall. Der Assistent braucht keine saubere Ordnerstruktur, weil er über den Inhalt sucht, nicht über den Dateinamen. Was er allerdings nicht kann: entscheiden, welche von fünf Versionen einer Preisliste die gültige ist. Solche Doppelungen räumen wir beim Einlesen einmal auf — das ist oft schon für sich den Aufwand wert.
Ersetzt das meine Bürokraft?
Nein. Es ersetzt die Abende, an denen Sie Angebote tippen, und die Vormittage, an denen jemand Ordner durchsucht. Ich habe noch keinen Betrieb erlebt, der danach weniger Leute brauchte — wohl aber welche, die endlich zu den Aufträgen kamen, für die vorher die Zeit fehlte.
Was kostet der Betrieb wirklich, ehrlich?
Bei Variante A (im Haus) einmalig die Hardware, danach im Wesentlichen Strom. Bei B und C zahlen Sie nach Nutzung; für einen Betrieb mit fünf bis fünfzehn Leuten liegt das erfahrungsgemäß im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Dazu kommt meine Betreuung ab 79 €, monatlich kündbar. Sie bekommen die Zahlen vor der Beauftragung, nicht danach.

Nächster Schritt

Reden wir dreißig Minuten.

Kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Sie erzählen, was im Betrieb hakt — ich sage Ihnen ehrlich, was sich mit KI lösen lässt und was nicht.

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