Auf die Frage nach den Kosten bekommt man in diesem Feld meistens zwei Antworten: entweder „kommt darauf an" oder eine Zahl, die den laufenden Betrieb verschweigt. Beides hilft bei einer Entscheidung nicht weiter. Also hier eine vollständige Rechnung.
Zugrunde liegt ein gedachter Betrieb: zwölf Mitarbeiter, davon fünf regelmäßig am Rechner, rund 4.000 Dokumente aus zwölf Jahren, überwiegend PDF und Word, ein Teil eingescanntes Papier.
Einmalig: die Einrichtung
Das ist der Posten, den alle kennen. Er umfasst das Sichten der Ablage, das Einlesen und Zerlegen der Dokumente, die Texterkennung für die Scans, das Setzen der Zugriffsrechte und die Schulung.
- Sichten und Aufräumen der Ablage: ein bis zwei Tage
- Einlesen, Texterkennung, Index aufbauen: ein Tag
- Rechte setzen, testen, nachjustieren: ein Tag
- Schulung des Teams: ein halber Tag
Zusammen liegt das bei etwa 4.900 Euro als Festpreis. Der größte Einzelposten ist nicht die Technik, sondern das Aufräumen — und der fällt umso kleiner aus, je ordentlicher die Ablage schon ist.
Einmalig: Hardware, falls im Haus
Soll das Sprachmodell im Haus laufen, weil die Unterlagen sensibel sind, braucht es einen Rechner mit ordentlicher Grafikkarte. Für einen Betrieb dieser Größe reicht eine Maschine im Bereich 2.500 bis 4.000 Euro. Nach oben ist Luft, nach unten wird es zäh.
Wer stattdessen ein gehostetes Modell in einem deutschen Rechenzentrum nutzt, spart diesen Posten vollständig und zahlt dafür laufend nach Nutzung.
Laufend: der Betrieb
Hier wird am häufigsten geschummelt. Die ehrlichen Größenordnungen für unseren Beispielbetrieb:
- Im Haus: im Wesentlichen Strom. Eine Grafikkarte unter Last zieht spürbar, läuft aber nicht durchgehend. Realistisch 15 bis 30 Euro im Monat.
- Deutsches Rechenzentrum: bei fünf aktiven Nutzern und normaler Nutzung 25 bis 60 Euro im Monat.
- Große Anbieter: ähnlich, oft etwas günstiger, dafür mit der bekannten Datenschutzfrage.
Dazu kommt die Betreuung, wenn Sie sich nicht selbst kümmern wollen — bei mir ab 149 Euro im Monat, monatlich kündbar.
Was dagegen steht
Ein Betrieb dieser Größe verliert erfahrungsgemäß vier bis acht Stunden pro Woche mit Suchen und dem Schreiben wiederkehrender Texte. Nimmt man vorsichtige fünf Stunden und einen internen Satz von 55 Euro, sind das rund 13.000 Euro im Jahr.
Selbst wenn nur die Hälfte davon tatsächlich gehoben wird, trägt sich die Einrichtung im ersten Jahr. Das ist kein Werbeversprechen, sondern eine Rechnung, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen nachbauen sollten — dafür gibt es den KI-Rechner.
Wo es sich nicht rechnet
Der Vollständigkeit halber, weil das selten jemand schreibt:
- Unter fünf Mitarbeitern und mit wenig Schriftverkehr dauert es oft zwei Jahre bis zur Amortisation. Das kann man machen, muss man aber nicht.
- Bei einer sehr unordentlichen Ablage verschiebt sich der Aufwand deutlich nach oben. Manchmal ist der erste sinnvolle Schritt schlicht: aufräumen.
- Wenn niemand im Betrieb den Kopf dafür frei hat, scheitert es an der Einführung, nicht an der Technik. Dann lieber später anfangen.